»Rhythmus im Blut lässt sich nur mit tänzerischen Einlagen behandeln!« Helga Schäferling

19 Dokumentenverwaltung: Docman und Attachments

Oft liegen das Wissen und die Informationen, die auf einer Website veröffentlicht und/oder geteilt werden sollen, bereits in einem anderen Dateiformat vor. Die Daten in HTML umzuwandeln ist oft zu aufwendig oder wenig sinnvoll, wenn die Dokumentformate Funktionen besitzen, die im WWW schwer abbildbar sind, wie z. B. im Fall einer PowerPoint-Präsentation. Für diese Fälle gibt es die Möglichkeit, bestehende Dokumente an die jeweils geeigneten Artikel anzuhängen. Zwei Erweiterungen, die diese Funktionen für Joomla! zur Verfügung stellen, lernen Sie im Folgenden kennen: zum einen das umfangreichere Dokumentenverwaltungsprogramm Docman und die etwas einfachere Erweiterung Attachments.

19.1 Dokumentenverwaltung: Docman

Was die Zoom Media Gallery für Bilder bedeutet, stellt die Erweiterung Docman für Dokumente dar.

Neben der Verwaltung von Dokumenten ermöglicht sie es, Dateien in den verschiedensten Formaten für den Download anzubieten. Dabei bietet Docman eine Menge von Funktionen, die sich mit Joomla! allein nicht oder nur schwer realisieren lassen:

• Man kann eine unbegrenzte Zahl an Kategorien und Unterkategorien erstellen.

• Sie können Gruppen erzeugen und mit detaillierten Rechten ausstatten.

• Es gibt einen Download-Zähler, eine ausgefeilte Suchfunktion, eine History und ein eigenes Template-System.

• Sie können eigene Lizenzen erstellen und einbinden.

Es gibt zudem ein deutsches Sprachpaket. Die aktuelle Version von Docman ist 1.4.0rc3.

19.1.1 Installation

Laden Sie die Datei docman_1.4.0rc3_erst_entpacken.zip herunter. Entpacken Sie diese Zip-Datei. In der Datei befinden sich ein Komponentenpaket und zwei Sprachpakete. Laden Sie nun die Datei com_docman_1.4.0rc3.zip im Komponenteninstaller hoch. Nach der Installation erscheint im Menü Komponenten ein neuer Eintrag Docman. Wenn Sie auf diesen Menüpunkt klicken, führt er Sie direkt zum Control Panel von Docman. Um das deutsche Sprachpacket zu installieren, entpacken Sie das Sprachpaket mit der UTF-8-Kodierung. Anschließend kopieren Sie den Ordner language nach administrator/components/com_docman und den Ordner themes nach components/com_docman.

Abbildung 19.1 Das Control Panel der Docman-Komponente

Das Panel erinnert mit seiner Ansicht der Manager-Symbole sehr stark an das Backend von Joomla!, verfügt aber über eigene Verwaltungsebenen, von denen wir im Folgenden einige näher erläutern wollen.

In der Schnellübersicht auf der rechten Seite verbergen sich weitere interessante Optionen:

• News: Darin zeigt Ihnen Docman Links zu aktuellen Docman-Informationen, z. B. zu neuen Versionen oder Bugfixes.

• Unapproved: Eine Liste der hochgeladenen Dateien und deren Freigabe.

• Latest docs: Hier haben Sie Zugriff auf die neuesten Docman-Dokumente, die von Ihnen oder den Anwendern eingestellt wurden.

• Latest logs: Damit Sie hier Zugriff auf die jüngsten Download-Protokolle haben, muss die Protokollfunktion im Konfigurationsmenü aktiviert sein.

19.1.2 Konfiguration

Wenden wir uns nun den allgemeinen Einstellungen zu. Klicken Sie im Panel auf das Symbol Konfiguration.

Abbildung 19.2 Die Konfigurationsregister

Ihnen wird nun eine Reihe von Registern präsentiert, die wir in Tabelle 19.1 erläutern wollen.

19.1.3 Eine Kategorie erstellen

Die Erstellung einer neuen Kategorie funktioniert wie in Joomla! selbst: Sie gehen in den Manager Categories und fügen mit Hinzufügen eine neue Kategorie hinzu, die Sie auch gleich im Bearbeitungsfenster konfigurieren können (Abbildung 19.3).

Abbildung 19.3 Das Erstellen einer neuen Docman-Kategorie

Im Gegensatz zu den Joomla!-Kategorien können Sie diese hier beliebig ineinander verschachteln, indem Sie als Aktuelle Kategorie die übergeordnete Kategorie wählen.

19.1.4 Von der Datei zum Dokument

Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, kennt Docman sowohl Dateien als auch Dokumente. Der Unterschied ist nicht schwer zu verdeutlichen: Dateien sind Objekte, die hochgeladen werden, aber noch nicht ins System integriert wurden. Sie befinden sich sozusagen noch im Rohzustand. Zu Dokumenten werden sie erst, wenn sie über den Dokumentenmanager mit einem Dokument verbunden werden und dann auf dieser Ebene weiterverarbeitet werden können. Es besteht auch die Option, eine Datei mehreren Dokumenten zuzuweisen, so dass diese in unterschiedlichen Kategorien gespeichert werden können.

Um ein neues Dokument zu erstellen, muss also zunächst eine Datei hochgeladen werden. Dies wird im Dokumenten- oder im Dateimanager erledigt, wo Sie eine Liste bereits geladener Objekte sehen. Wir fügen hier einen neuen Eintrag hinzu, indem wir in der Werkzeugleiste auf das Symbol Hochladen klicken.

Abbildung 19.4 Der Upload Wizard

Der Upload Wizard führt Sie nun durch die Ladeprozedur. Er gibt Ihnen drei Möglichkeiten zur Auswahl:

• Datei von lokalem Rechner hochladen: Lässt Sie das Dateiverzeichnis Ihres lokalen Rechners durchsuchen, um eine Datei auszuwählen.

• Datei von einem anderen Server übertragen: Stellt die Verbindung zu einem anderen Webserver her und überträgt die gewünschte Datei.

• Dateilink auf einen anderen Server: Verbindet Sie mit einer Datei auf einem anderen Rechner.

Bei jeder dieser Optionen erscheint als nächster Schritt ein anderes Dialogfenster für die Eingabe der erforderlichen Informationen. Tragen Sie die gewünschten Angaben ein, und bestätigen Sie diese mit Senden.

Wenn Sie ein gezipptes Paket übertragen möchten, benötigen Sie beim Transfer vom lokalen Computer die Option Batch Mode. Die Dateien werden dabei on the fly (im laufenden Betrieb) entpackt. Das Archiv sollte allerdings keine weiteren gezippten Verzeichnisse enthalten. Beachten Sie, dass im Batch Mode eventuell bereits bestehende Dateien mit gleichem Namen ohne Rückfrage überschrieben werden, obwohl dies in der allgemeinen Konfiguration anders festgelegt wurde.

Wenn die Datei hochgeladen oder ein Link erstellt wurde, sehen Sie die Erfolgsmeldung aus Abbildung 19.5.

Abbildung 19.5 Die Erfolgsmeldung nach dem Hochladen einer Datei

Der Wizard präsentiert Ihnen nun sinnvolle Optionen für das Prozedere. Um die hochgeladene Datei gleich mit einem Dokument zu verbinden, klicken Sie auf die erste Option, die Sie in den Bearbeitungsmodus eines neuen Dokuments bringt.

Abbildung 19.6 Ein neues Dokument wird erstellt und mit einer Datei verbunden.

Wie Sie im oberen Bereich des Dokument-Registers erkennen können (Abbildung 19.6), gibt es über Veröffentlicht den zusätzlichen Status Freigegeben. Durch diesen erhält der Urheber des Artikels die Möglichkeit, einer Veränderung seines Dokuments zuzustimmen. Dieses Recht lässt sich in der Konfiguration genauer festlegen.

Nach dem Abspeichern sollten Sie Ihr neues Dokument in der Liste sehen. Über die Spaltenoption Aktualisierung können Sie die Verbindung zu Ihrer Datei auffrischen.

19.1.5 Rechte vergeben

Wie oben schon erwähnt wurde, verfügt Docman über eine sehr ausgeprägte Rechteverwaltung. Diese basiert auf der Benutzerverwaltung von Joomla!, zeichnet sich jedoch dadurch aus, dass Sie eigene Gruppen anlegen und mit unterschiedlichen Rechtekonstellationen versehen können.

Auf die angelegten Gruppen können Sie sich dann im allgemeinen Konfigurationsdialog oder in den Regelungen für die einzelnen Dokumente beziehen.

Abbildung 19.7 Eine neue Gruppe anlegen

19.1.6 Anbindung an das Frontend

Nachdem genauestens geklärt wurde, wer welche Rechte besitzt, können die Dateien veröffentlicht werden. Dazu verlinkt man die Komponente mit einem beliebigen Menü. In Abbildung 19.8 sehen Sie, wie sich Docman im Frontend präsentiert.

Abbildung 19.8 Docman im Frontend

//var $details_homepage = "1";

Wie Sie an den Schaltflächen in unserem Screenshot sehen, besitzt der User sämtliche Rechte: Er kann Dokumente sehen, herunterladen, hochladen, editieren etc. Die einzelnen Aktionen werden in Tabelle 19.3 erläutert.

19.1.7 Eigene Templates

Mit dem Themes-Manager verfügt Docman über ein eigenes Template-System. Wenn Sie auf den Manager klicken, sehen Sie das Default-Theme von Docman. Über Hinzufügen können Sie weitere Themes einbinden – leider vorerst nur zusammen, denn es gibt außer »Default« noch keine verfügbaren Themes. Aber Sie können über CSS bearbeiten das bestehende Template ändern oder im Bearbeitungsmodus die zahlreichen Parameter an- bzw. ausschalten.

19.1.8 Statistik

Der Statistik-Manager auf dem Control Panel führt Sie zu einer Seite, die Ihnen stets aktuell die 50 beliebtesten Dokumente in einer Rangfolge präsentiert. Die Anzahl der Downloads wird gleich mit angezeigt (Abbildung 19.9).

Abbildung 19.9 Die Top 50 in Sachen Download

19.1.9 Zubehör

Obwohl Docman bereits ein sehr mächtiges Tool ist, gab es bei den Usern doch ein paar Extra-Wünsche, die in zusätzlichen Komponenten, Modulen oder Plug-ins umgesetzt wurden.

Nehmen wir das letzte Modul, Docman Lister, als Beispiel. Wenn Sie es installiert haben, können Sie im Bearbeitungsmodus des Moduls seine Parameter festlegen (Abbildung 19.10).

Abbildung 19.10 Die Parameter des Docman Listers

Besonders interessant ist der Parameter Sortieren nach. Hier können Sie auswählen, nach welchem Aspekt die Dokumente geordnet werden sollen.

Verlinken Sie das Modul wie gewohnt in einem Menü, und lassen Sie es sich im Frontend anzeigen (Abbildung 19.11).

Abbildung 19.11 Das Modul Docman Lister im Frontend

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